destrucción de papel

¿CUÁL SON LOS REQUISITOS Y TÉCNICAS DE DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS Y PAPEL?

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Además de los impuestos, lo que une a cada negocio es que poseen información altamente sensible que no debe ser vista por personas no autorizadas. Mientras que algunos documentos pueden ser destruidos minutos después de la impresión, las regulaciones pueden requerir que otros sean archivados de algunos años a permanentemente. Pero entre estos dos extremos de la escala, su organización puede potencialmente tener un gran volumen de datos impresos ocupando el espacio como un pasivo, tanto desde una perspectiva legal como de seguridad de la información y destrucción de documentos.

Según expertos de destrucción de documentos de Dim Destrucción, dependiendo de cuánto tiempo ha estado en el negocio, el número de sitios físicos y el número de personas que emplea, es posible tener cientos de miles, sino millones, de páginas de copias impresas almacenadas en toda su empresa – gran parte de los cuales son datos confidenciales que pueden ser destruidos con ayuda de una empresa de destrucción de papel.

Las empresas deben tener la política de retención de registros y destrucción de documentos. Desde registros de marcas, registros de seguridad, hasta registros de jubilación, pensión y mucho más, hay mucho que necesita ser retenido. Pero una vez que el período de retención ha terminado, gran parte de esos documentos pueden ser destruidos mencionan expertos de destrucción de papel. A continuación se muestra una lista parcial de los tipos de información que absolutamente debe ser triturado cuando ya no se necesita.

 

 técnicas de destrucción de documentos y papel

También hay que tener en cuenta varios reglamentos. Por ejemplo, Sarbanes-Oxley se ocupa de la destrucción de documentos empresariales, registros y convierte la destrucción de papel en un proceso que debe ser cuidadosamente monitoreado. Si el proceso no se sigue, los ejecutivos pueden encontrarse bajo acusación. Haber documentado formalmente políticas de retención de datos es un requisito.

Además de las cuestiones reglamentarias y éticas en torno a mantener esas copias impresas seguras, la realidad es que muchos de sus competidores adorarían poner sus manos sobre los documentos que estás tirando mención expertos de destrucción de documentos de Dim Destrucción. E incluso si sus competidores no están indagando en tus contenedores, otros pueden hacerlo e intentar vender sus secretos a sus competidores.

Además, la recesión actual significa que las organizaciones pueden tener que lidiar con empleados descontentos y enojados, así como aquellos que piensan que su trabajo o empresa pronto será eliminado. Con eso, el riesgo de un mal uso de información sensible es aún mayor.

En pocas palabras, las prácticas eficaces de destrucción de documentos impiden que la información caiga en manos equivocadas. Quizás el ejemplo más omnipresente de esto son los recibos de la carga de la tarjeta de crédito, que se recuperan de los compartimientos de basura por los buceadores de contenedores, que con frecuencia lo hacen con la intención de utilizar la información para las órdenes en línea o por teléfono. Muchas empresas descartan tal información de pago sin controles efectivos de destrucción de papel. Si no se utilizan tales controles, la información desenterrada de la investigación posterior al fraude podría ser muy embarazosa para explicar a los clientes, y también podría convertirse en una pesadilla de relaciones públicas o un costoso problema legal.

IMPORTANCIA DE DESTRUCCIÓN SEGURA DE DOCUMENTOS Y MEDIOS ELECTRÓNICOS

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La destrucción de documentos en papel y medios electrónicos es una parte importante de cualquier programa de gestión de registros. Pero la rutina constante de permanecer compatible con las leyes de protección de la vida privada puede también drenar la productividad del personal. Aquí hablamos de las mejores prácticas, más eficientes y seguras para la destrucción de documentos impresos y medios electrónicos.

Los registros en papel

En teoría, en la casa de destrucción de papel debería ser simple, pero las destructoras de papel no hacen el trabajo más fácil. Las trituradoras de papel de oficina no son las piezas más eficientes de los equipos; son lentas, temperamentales y poco confiables. Sólo unas cuantas hojas de papel pueden ser arrojadas a través de la trituradora a la vez. Los atascos de papel son comunes. Además, el receptáculo de trituración necesita ser vaciado demasiado frecuente. Entonces usted tiene que quitar todos los elementos que van junto con los archivos de papel y eso mismo por todas las empresas menciona experto de de destrucción de papel.

Un servicio profesional de trituración y destrucción de papel ofrece una solución para la eliminación de esta tarea y la racionalización de todo el proceso de destrucción de documentos. Los contenedores de recogida de seguros están colocados en su oficina. Los empleados de depósito de archivos sin tener que quitar grapas, clips, etc., y de forma programada o cuando sea necesario, los contenedores se recogen y se tritura todo el material recolectado. Las trituradoras de papel industriales, incluso destruyen los artículos que no son de papel y están unidos al sus archivos.

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Según expertos de destrucción de documentos confidenciales, por desgracia, el borrado o la desinfección los medios de comunicación no son suficientes para garantizar que sus datos se han ido para siempre. Para garantizar la privacidad de la información, estos métodos deben combinarse con la destrucción física.

En primer lugar, los medios de comunicación se desmagnetizan y erradican, borrando todos los datos desde el dispositivo. En segundo lugar, un proceso de deslaminación se utiliza para separar el material de soporte de datos desde el disco. Por último, los medios de comunicación se trituran en partículas más pequeñas. En conjunto, estos procesos eliminan la posibilidad de que sus datos estén comprometidos.

Tenga en cuenta que no todos los proveedores de trituración y destrucción de papel integran la desmagnetización, deslaminación y trituración en su proceso de destrucción de documentos, así que asegúrese de elegir un proveedor de destrucción de documentos que incorpora estos pasos.

 

TOP 7 RAZONES PARA USAR SERVICIOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y DESTRUCCIÓN DE PAPEL

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Tal vez usted tiene una enorme pila de papeles llenos de información bancaria y otros datos personales y muy poco tiempo. Tal vez usted tiene un pequeño negocio que necesita para realizar comprobaciones de crédito por los clientes y por lo que ha recogido un surtido de artículos que contienen información muy privada. Cualquiera que sea el caso, cuando usted está buscando en opciones para protección de datos personales, el servicio de destrucción de papel debe ser una de las primeras opciones que considerar.

Una trituradora de papel es más que un gasto de capital. Es una inversión en su negocio que ofrece no sólo una medida de protección de datos personales, sino también una paz de la mente. Éstos son las 7 mejores razones para usar servicios de protección de datos personales y destrucción de papel para su negocio hoy.

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  1. Robos empresariales -Cada negocio tiene el capital intelectual en forma de listas de ventas, datos del proveedor, datos de ventas y la información del cliente. Hacer destrucción de papel puede mantener sus más importantes documentos de la empresa fuera de las manos de su competencia y asegurar protección de datos personales.
  2. El robo de identidad y fraude – Hay muchas personas por ahí que se aprovechan de las empresas por el robo de información vital y usarlo para comprar productos con un nombre falso o razón social falsa. Sus registros vitales pueden proporcionar la información que necesita un ladrón para cometer un fraude y causar daño a su negocio.
  3. Dumpster Divers – Algunos individuos sin escrúpulos van a través de los botes de basura y contenedores de basura en busca de información para cometer un fraude. Hacer destrucción de papel asegura que trabajo de ellos no tenga frutos y asegura protección de datos personales.
  4. Leyes Federales – La normativa de FTC y protección de datos personales ha dejado claro que las empresas y los individuos que no logren destruir su información del consumidor privado serán objeto de multas y acciones legales. Una trituradora de papel de corte transversal o incineración son dos opciones recomendadas para destrucción de papel. La mayoría de los propietarios de negocios no tienen acceso a un incinerador, lo que hace que una trituradora sea la elección natural.
  5. Las leyes estatales y locales – La mayoría de las leyes estatales de protección de datos personales indican la eliminación adecuada de información al consumidor, y al igual que con las leyes federales, exigen que los métodos de destrucción de papel apropiados deben ser seguidos o se pueden recibir multas.
  6. Tiempo – Cualquier negocio que se encuentra en violación de las leyes de protección de datos personales sobre la disposición correcta debe prepararse a gastar grandes cantidades de tiempo para corregir el problema. El robo de identidad puede causar cientos de horas individuales para corregirlos problemas y cualquier negocio que provoca este tipo de problemas para los individuos pueden esperar problemas similares.
  7. Precio – Con el gran aumento en el enfoque sobre el robo de identidad y fraude, así como la nueva normativa de protección de datos personales aprobada, las ventas de trituradoras de papel de corte transversal se han incrementado dramáticamente. Este aumento ha hecho que los servicios de destrucción de papel sean muy asequible, no sólo para las empresas, sino también oficinas en casa.

Al seleccionar un servicio de destrucción de papel, busca opciones de seguros que tengan el servicio al cliente fiable. Preguntar a la compañía sobre otros elementos que te pueden ayudar a destruir cuando usted está buscando una cotización. Los servicios de destrucción de papel y protección de datos personales pueden ser más prácticos y seguros que sólo la compra de una trituradora de papel simple.

BENEFICIOS EMPRESARIALES DE PROCESOS DE DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS CONFIDENCIALES

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Las empresas y las personas por igual han sido víctimas de robo de identidad y fraudes debido a la pérdida de información que una persona utiliza fuera con un documento robado. Una empresa tiene que tener mucho cuidado en la forma en que hace destrucción de papel con información sobre el mismo con el fin de proteger a sus clientes. Aquí hay ocho beneficios que suceden cuando una empresa lleva a cabo la destrucción de papel y documentos.

8 BENEFICIOS DE LA DESTRUCCIÓN DE PAPEL Y DOCUMENTOS

  1. La destrucción de documentos ofrece a los propietarios de la empresa y los clientes una paz sabiendo que su información ha sido destruida de la manera correcta con ayuda de expertos de destrucción de papel.
  2. La destrucción de documentos responsablemente le da a la gente la opción de contar con el proceso de cuidado por un tercero. En algunos casos no hay necesidad de comprar costosas trituradoras de papel si hay una empresa de destrucción de papel que puede llegar a su lugar de trabajo y cuidar el proceso para usted.
  3. La destrucción de documentos y reciclaje de papeles mantiene los vertederos sin llenarse antes de lo que deberían. El papel es uno de los materiales más utilizados en la circulación. Casi todas las casas y compañía lanzan hacia fuera el papel sobre una base diaria. Mediante la destrucción de papel los vertederos estarán de rodeados de basura que no pueden ser reciclada durante un período de tiempo más largo.
  4. En algunos casos, la destrucción de documentos con información personal mantiene a una empresa cumpliendo con las regulaciones estatales y federales sobre cómo destruir o manipular información personal.
  5. La destrucción de documentos ofrece a los clientes y propietarios de negocios un vínculo tácito de confianza sabiendo que están pensando en cuidar todos.
  6. Desde el punto de vista ambiental la destrucción de papel protege a los árboles de ser utilizados para nuevos productos de papel.
  7. La destrucción de documentos también proporciona una forma segura y limpia de cuidar de basura. Después de todo, a nadie le gusta tener un montón de papeles sueltos que se sienten alrededor de la oficina ocupando espacio.
  8. El proceso destrucción de documentos le da la alegría de saber que usted está haciendo su parte para proteger el medio ambiente y la vida personal de sus clientes. Las empresas que sobre salen en la manera de proteger a sus clientes encontrarán lealtad y más ventas porque son un negocio establecido de confianza.

DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS CONFIDENCIALES DE FORMA SEGURA

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Las piezas innecesarias de papel que se encuentren alrededor de la oficina son una molestia para cualquier empresa, ocupando un espacio valioso en la oficina y la creación de un entorno de oficina desorganizada. Sin embargo, algunas organizaciones pueden ser una tentativa de hacer destrucción de papel y hacer destrucción de documentos confidenciales. Una actitud prudente es muy sabia, ya que hay una serie de cuestiones que hay que abordar antes de eliminar un archivo de carácter sensible.

  • ¿Voy a necesitar esto de nuevo?
  • ¿Estoy haciendo una brecha de la Ley de Protección de Datos?
  • ¿Este documento ha terminado su ciclo de vida de retención?
  • ¿Este archivo contiene información confidencial?

Con estas preguntas en mente, es probable que tengas cuidado al hacer destrucción de papel. Sin embargo, existe una forma de garantizar la paz de la mente cuando se trata de hacer destrucción de documentos confidenciales – mediante la planificación de los siguientes criterios.

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1.) CICLO DE RETENCIÓN

El factor más importante a considerar antes de hacer destrucción de papel o archivo es la longitud de su ciclo de retención; legalmente una empresa es responsable de los planes de retención de todos sus documentos. Diferentes documentos tienen diferentes ciclos de retención. Por ejemplo, los extractos de cuenta deben mantenerse durante 2 años, mientras que tendrá que ser mantenidos de forma permanente un formulario de solicitud de los empleados.

Si usted está preocupado de que su negocio no tiene la experiencia o el tiempo para realizar un procedimiento de auditoría para determinar sus ciclos de retención de documentos y luego considerar el uso de una empresa de gestión de registros. Un servicio de gestión de registros profesional será capaz de auditar plenamente todos sus documentos, asegurándose de que su empresa se mantiene dentro de los parámetros legales de destrucción de documentos confidenciales.

2.) LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS

Antes de hacer destrucción de documentos confidenciales de la empresa debe considerar los términos de la Ley de Protección de Datos , de lo contrario se podría correr el riesgo frente a una multa de hasta 500.000 pesos o incluso una pena de prisión según expertos de protección de datos personales en México. La violación de la Ley de Protección de Datos podría dañar seriamente la reputación de su empresa.

En 2014, el Grupo EVBA violó la Ley de Protección de Datos mediante el envío de un archivador a una instalación de reciclaje para ser destruidos. El archivero contenía detalles personales de los empleados. De acuerdo con un informe de prensa, Grupo EVBA enfrentó a la “humillación y publicidad perjudicial”. Como consecuencia, la empresa tuvo que firmar un acuerdo formal con el IFAI para asegurar que se tomen medidas para evitar que otra vez ocurra el incidente mencionen expertos de protección de datos personales en México

3.) TRITURACIÓN DEL CICLO DE VIDA

El seguimiento de la edad de registros es una parte esencial de gestión del ciclo de vida de registros. Los documentos sólo se deben tirar si exceden el período recomendado indicado en un plan de retención.

La destrucción de papel segura es la mejor manera de hacer destrucción de documentos confidenciales que contengan información sensible. Nunca – Jamás – simplemente puedes dejar documentos confidenciales de la empresa en una papelera. No sólo la trituración es la mejor manera de asegurar que información confidencial no se pierde, es también es mejor para el medio ambiente que simplemente tirar sus documentos en una cesta de papel de desecho en general.

Si usted tiene una gran cantidad de papeles confidenciales que necesita tener triturados entonces vale la pena pensar en la externalización de su destrucción de documentos confidenciales a una empresa de destrucción de papel.

4.) LA ELIMINACIÓN DIGITAL

Parte de la información más confidencial de su empresa es probable que se almacene digitalmente. Por desgracia, en estos días no se puede simplemente confiar en el botón “Eliminar” para hacer efectiva el trabajo. Limpiando el disco duro de todos los datos o el uso de un programa que sobrescribe los datos de modo que no se puedan recuperar son opciones a considerar recomiendan expertos de protección de datos personales en México. Sin embargo, los dos métodos anteriores están en riesgo de error humano y la destrucción de los archivos incorrectos podría tener implicaciones perturbadoras.

Si usted está preocupado por la destrucción de los registros electrónicos de conformidad con los trámites legales continuación, busque en la externalización de sus servicios de copia de seguridad y almacenamiento de datos. Empresas de gestión de registros pueden hacer destrucción de papel , destruir los documentos electrónicos almacenados en una variedad de diferentes equipos, incluyendo: unidades USB, CD / DVD, discos duros, los rollos de película y cintas de los medios.

5.) MANTENER LOS COSTOS BAJOS

Nadie quiere pagar para deshacerse de artículos que ya no quieren, pero con las leyes de protección de datos en México eliminación efectiva más grave ahora es más importante que nunca. Mientras que algunos proveedores de almacenamiento cobran una prima para la trituración, nosotros proporcionamos servicio de destrucción de documentos confidenciales y protección de datos personales en México.

 

Métodos de destrucción de papel en México

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Destrucción de papel, al igual que otros servicios, se puede realizar en la empresa o subcontratado. ¿Cuál es la mejor manera de ir? Al igual que todas las decisiones, la respuesta correcta es la proverbial – depende.

Hay dos tipos predominantes de los servicios de destrucción de papel disponibles –basados en plantas (destrucción de papel fuera del sitio) y móviles (destrucción de papel en el sitio).

Trituración móvil: Trituradoras móviles tienen las trituradoras reales en el propio camión. Empresas de destrucción de papel como Dim Destrucción proporcionan contenedores o consolas para sus clientes y en los días programados, el camión llega al lugar de trabajo (instalaciones del cliente) y el representante recoge los recipientes o bolsas de consola, los lleva a la camioneta, y tritura el material en las instalaciones del cliente. Después de la terminación el representante dejará normalmente un certificado de destrucción de papel y otros materiales. Dado que la operación de trituración se realiza en las instalaciones del cliente, que se supone que es más seguro. A menudo, el cliente verá a través de cámaras para garantizar su material sensible de hecho está siendo destruido.

Métodos de destrucción de papel en México

Trituración en plantas: Este es un servicio de destrucción de papel en las instalaciones del proveedor donde la planta tiene grandes trituradoras industriales. En el día programado, el representante recoge los contenedores o bolsas de consola, los coloca en su camión seguro y los transporta de nuevo a la planta remota donde los contenedores son descargados en un área segura de destrucción de papel. Los contenedores recogidos se llevaron a cabo más tarde para la trituración, que puede ocurrir más tarde. Algunos clientes ven esto como un método inseguro de destrucción de papel ya que los documentos pueden ser desatendidos. Según expertos de DIM, una empresa de destrucción de papel en México, es importante tener en cuenta que las empresas puedan clasificar el material para maximizar su valor de reciclaje que puede poner en riesgo su organización. Algunas de estas empresas de destrucción de papel en México son simplemente empresas de reciclaje glorificados que desean obtener el máximo valor para el reciclaje de su papel. Ya que su personal clasificará los documentos, tienen la oportunidad de llevarlos. Así que antes de elegir un servicio basado en la planta, asegúrese de investigarlos por expertos.

La conclusión es que cualquier solución requiere una cantidad de confianza, pero la decisión final debe estar orientada al cliente en lo que sienten que es la solución más segura. Los expertos de DIM podrían ayudarles en escoger una solución de destrucción de papel correcto.