Destrucción de documentos

¿CUÁL SON LOS REQUISITOS Y TÉCNICAS DE DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS Y PAPEL?

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Además de los impuestos, lo que une a cada negocio es que poseen información altamente sensible que no debe ser vista por personas no autorizadas. Mientras que algunos documentos pueden ser destruidos minutos después de la impresión, las regulaciones pueden requerir que otros sean archivados de algunos años a permanentemente. Pero entre estos dos extremos de la escala, su organización puede potencialmente tener un gran volumen de datos impresos ocupando el espacio como un pasivo, tanto desde una perspectiva legal como de seguridad de la información y destrucción de documentos.

Según expertos de destrucción de documentos de Dim Destrucción, dependiendo de cuánto tiempo ha estado en el negocio, el número de sitios físicos y el número de personas que emplea, es posible tener cientos de miles, sino millones, de páginas de copias impresas almacenadas en toda su empresa – gran parte de los cuales son datos confidenciales que pueden ser destruidos con ayuda de una empresa de destrucción de papel.

Las empresas deben tener la política de retención de registros y destrucción de documentos. Desde registros de marcas, registros de seguridad, hasta registros de jubilación, pensión y mucho más, hay mucho que necesita ser retenido. Pero una vez que el período de retención ha terminado, gran parte de esos documentos pueden ser destruidos mencionan expertos de destrucción de papel. A continuación se muestra una lista parcial de los tipos de información que absolutamente debe ser triturado cuando ya no se necesita.

 

 técnicas de destrucción de documentos y papel

También hay que tener en cuenta varios reglamentos. Por ejemplo, Sarbanes-Oxley se ocupa de la destrucción de documentos empresariales, registros y convierte la destrucción de papel en un proceso que debe ser cuidadosamente monitoreado. Si el proceso no se sigue, los ejecutivos pueden encontrarse bajo acusación. Haber documentado formalmente políticas de retención de datos es un requisito.

Además de las cuestiones reglamentarias y éticas en torno a mantener esas copias impresas seguras, la realidad es que muchos de sus competidores adorarían poner sus manos sobre los documentos que estás tirando mención expertos de destrucción de documentos de Dim Destrucción. E incluso si sus competidores no están indagando en tus contenedores, otros pueden hacerlo e intentar vender sus secretos a sus competidores.

Además, la recesión actual significa que las organizaciones pueden tener que lidiar con empleados descontentos y enojados, así como aquellos que piensan que su trabajo o empresa pronto será eliminado. Con eso, el riesgo de un mal uso de información sensible es aún mayor.

En pocas palabras, las prácticas eficaces de destrucción de documentos impiden que la información caiga en manos equivocadas. Quizás el ejemplo más omnipresente de esto son los recibos de la carga de la tarjeta de crédito, que se recuperan de los compartimientos de basura por los buceadores de contenedores, que con frecuencia lo hacen con la intención de utilizar la información para las órdenes en línea o por teléfono. Muchas empresas descartan tal información de pago sin controles efectivos de destrucción de papel. Si no se utilizan tales controles, la información desenterrada de la investigación posterior al fraude podría ser muy embarazosa para explicar a los clientes, y también podría convertirse en una pesadilla de relaciones públicas o un costoso problema legal.

IMPORTANCIA DE DESTRUCCIÓN SEGURA DE DOCUMENTOS Y MEDIOS ELECTRÓNICOS

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La destrucción de documentos en papel y medios electrónicos es una parte importante de cualquier programa de gestión de registros. Pero la rutina constante de permanecer compatible con las leyes de protección de la vida privada puede también drenar la productividad del personal. Aquí hablamos de las mejores prácticas, más eficientes y seguras para la destrucción de documentos impresos y medios electrónicos.

Los registros en papel

En teoría, en la casa de destrucción de papel debería ser simple, pero las destructoras de papel no hacen el trabajo más fácil. Las trituradoras de papel de oficina no son las piezas más eficientes de los equipos; son lentas, temperamentales y poco confiables. Sólo unas cuantas hojas de papel pueden ser arrojadas a través de la trituradora a la vez. Los atascos de papel son comunes. Además, el receptáculo de trituración necesita ser vaciado demasiado frecuente. Entonces usted tiene que quitar todos los elementos que van junto con los archivos de papel y eso mismo por todas las empresas menciona experto de de destrucción de papel.

Un servicio profesional de trituración y destrucción de papel ofrece una solución para la eliminación de esta tarea y la racionalización de todo el proceso de destrucción de documentos. Los contenedores de recogida de seguros están colocados en su oficina. Los empleados de depósito de archivos sin tener que quitar grapas, clips, etc., y de forma programada o cuando sea necesario, los contenedores se recogen y se tritura todo el material recolectado. Las trituradoras de papel industriales, incluso destruyen los artículos que no son de papel y están unidos al sus archivos.

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Según expertos de destrucción de documentos confidenciales, por desgracia, el borrado o la desinfección los medios de comunicación no son suficientes para garantizar que sus datos se han ido para siempre. Para garantizar la privacidad de la información, estos métodos deben combinarse con la destrucción física.

En primer lugar, los medios de comunicación se desmagnetizan y erradican, borrando todos los datos desde el dispositivo. En segundo lugar, un proceso de deslaminación se utiliza para separar el material de soporte de datos desde el disco. Por último, los medios de comunicación se trituran en partículas más pequeñas. En conjunto, estos procesos eliminan la posibilidad de que sus datos estén comprometidos.

Tenga en cuenta que no todos los proveedores de trituración y destrucción de papel integran la desmagnetización, deslaminación y trituración en su proceso de destrucción de documentos, así que asegúrese de elegir un proveedor de destrucción de documentos que incorpora estos pasos.

 

¿CUÁL SON LAS COMPLICACIONES EN DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS EN HOSPITALES?

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Médicos, hospitales y otros que ofrecen servicios médicos tienen todo tipo de información personal sobre los pacientes. Dado que muchos servicios son prestados a crédito, muchas veces tienen datos que caen bajo las leyes que exigen confidencialidad y ciertos métodos de destrucción de documentos, tales como la trituración.

También, obviamente, mantienen registros sobre las condiciones y las historias clínicas de sus pacientes. Esos datos se consideran privados y deben mantenerse así. Sin embargo, los médicos se enfrentan a un dilema. Ellos están obligados a mantener  los datos de un período de tiempo. Después, tienen que hacer esfuerzos de buena fe para destrucción de documentos de forma adecuada y en el momento adecuado.

Esos períodos y condiciones difieren de un estado a otro, pero en general, el período es con frecuencia de muchos años. Algunos permiten mover documentos en papel en un medio de almacenamiento a largo plazo, seguido por la destrucción de documentos después de cinco años. Reglamentos, como la mayoría de las leyes, son complejos. Una vez los datos en papel ha quedado obsoletos, ya sea por muerte, la reubicación o cualquier otro cambio de estado, se pueden transferir o simplemente destruir. Que, de nuevo depende de las regulaciones específicas de destrucción de documentos como HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act)

Los pacientes también se encuentran en un dilema similar. La destrucción de documentos es una de las maneras más rentables de hacer eso, pero a menudo puede ser importante retener los datos al tiempo que destruyen del medio original. Entonces, es útil tener un escáner.

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Si una condición médica o un historial han jugado un papel en una demanda, el problema se vuelve aún más complejo la destrucción de documentos. Las demandas pueden tardar años en resolverse. Incluso después de que se alcance un juicio, la parte perdedora puede incumplir el pago de la factura después de algunos meses o años. Para ejecutar la sentencia original, a veces requiere no sólo una copia de los documentos legales originales sino los registros médicos que se utilizan en el caso.

Las pequeñas empresas tienen en una nueva elección cuando se trata de la destrucción de documentos, la mayoría de las empresas de destrucción de documentos se te presentarán una lista de servicios y tarifas que pueden llevar a la quiebra tu presupuesto! Contamos con servicio afuera y entrega de servicios de destrucción de documentos que le puede ahorrar de un 20 a un 65% que es lo que otros cobran si usted puede dejar sus documentos en sus instalaciones.

 

BENEFICIOS EMPRESARIALES DE PROCESOS DE DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS CONFIDENCIALES

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Las empresas y las personas por igual han sido víctimas de robo de identidad y fraudes debido a la pérdida de información que una persona utiliza fuera con un documento robado. Una empresa tiene que tener mucho cuidado en la forma en que hace destrucción de papel con información sobre el mismo con el fin de proteger a sus clientes. Aquí hay ocho beneficios que suceden cuando una empresa lleva a cabo la destrucción de papel y documentos.

8 BENEFICIOS DE LA DESTRUCCIÓN DE PAPEL Y DOCUMENTOS

  1. La destrucción de documentos ofrece a los propietarios de la empresa y los clientes una paz sabiendo que su información ha sido destruida de la manera correcta con ayuda de expertos de destrucción de papel.
  2. La destrucción de documentos responsablemente le da a la gente la opción de contar con el proceso de cuidado por un tercero. En algunos casos no hay necesidad de comprar costosas trituradoras de papel si hay una empresa de destrucción de papel que puede llegar a su lugar de trabajo y cuidar el proceso para usted.
  3. La destrucción de documentos y reciclaje de papeles mantiene los vertederos sin llenarse antes de lo que deberían. El papel es uno de los materiales más utilizados en la circulación. Casi todas las casas y compañía lanzan hacia fuera el papel sobre una base diaria. Mediante la destrucción de papel los vertederos estarán de rodeados de basura que no pueden ser reciclada durante un período de tiempo más largo.
  4. En algunos casos, la destrucción de documentos con información personal mantiene a una empresa cumpliendo con las regulaciones estatales y federales sobre cómo destruir o manipular información personal.
  5. La destrucción de documentos ofrece a los clientes y propietarios de negocios un vínculo tácito de confianza sabiendo que están pensando en cuidar todos.
  6. Desde el punto de vista ambiental la destrucción de papel protege a los árboles de ser utilizados para nuevos productos de papel.
  7. La destrucción de documentos también proporciona una forma segura y limpia de cuidar de basura. Después de todo, a nadie le gusta tener un montón de papeles sueltos que se sienten alrededor de la oficina ocupando espacio.
  8. El proceso destrucción de documentos le da la alegría de saber que usted está haciendo su parte para proteger el medio ambiente y la vida personal de sus clientes. Las empresas que sobre salen en la manera de proteger a sus clientes encontrarán lealtad y más ventas porque son un negocio establecido de confianza.

¿QUÉ ES DIN Y CUÁLES SON LOS NIVELES DE DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS?

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Cuando las agencias gubernamentales o empresas comerciales están buscando en la destrucción de documentos, deben saber que hay diferentes niveles de seguridad para la destrucción de documentos. Hay seis niveles diferentes DIN de seguridad para la destrucción segura de documentos. Ahora antes de explicar los niveles determinados de seguridad, debe estar preguntando, ¿qué significa para DIN?

DIN estándar significa Deutsches Institut fur Normung, que se dedica a la estandarización de la destrucción de documentos para las empresas gubernamentales y comerciales. Actualmente existen alrededor de treinta mil normas DIN, que abarca casi todos los campos de la tecnología; Sin embargo, para los niveles de destrucción de documentos, que se conoce como la norma DIN 32757-1 estándar.

Ahora, exploraremos los diferentes niveles de seguridad para destrucción de documentos. El primer nivel es el nivel general de seguridad baja donde las que la dimensión de trituración son de aproximadamente ½ pulgada. Estos son aceptables para uso en el hogar. El segundo nivel es para los tamaños más mínima alrededor de ¼ de pulgada y se utilizan generalmente para pequeñas oficinas. Una vez que alcanzamos el nivel tres, las cosas empiezan a ponerse serias. Este nivel está diseñado para destruir papel debajo de 2 mm o un tamaño de letra confeti. Se utiliza para las oficinas que tienen documentos confidenciales sobre miembros del personal o secretos de la empresa, tales como planes de ventas. El tamaño cuarto nivel más mínima es de al menos 2mmx15mm y sobre todo puede ser utilizado en hospitales para cumplir las normas de HIPAA, así como los bancos para cumplir con la Ley GLB para la protección de información financiera de los consumidores y asegurar destrucción de documentos.

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El nivel cinco es de alta seguridad para destrucción de documentos y se empieza a ver las agencias gubernamentales y militares que utilizan este nivel de destrucción de documentos. Esto es para un tamaño de partículas de 0.8x12mm. Los cinco niveles de seguridad son parte de la norma DIN para la destrucción de documentos. Sin embargo, existe un nivel más que todavía no es un estándar DIN pero absolutamente lo será y que es de nivel seis. Este es reconocido como el más alto nivel de seguridad para destrucción de documentos donde los tamaños de fragmentos no deben exceder de 0,8 x 4 mm. Esto también se conoce como fragmentos aprobadas por la NSA.

Estos diferentes niveles de seguridad para destrucción de documentos se han diseñado específicamente como un estándar para guiar a los clientes a tomar una decisión informada en asegurarse de que están destruyendo sus documentos no catalogados y clasificados, y asegurarse de que no lleguen a las manos equivocadas.