¿CUÁL SON LOS REQUISITOS Y TÉCNICAS DE DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS Y PAPEL?

Posted on

Además de los impuestos, lo que une a cada negocio es que poseen información altamente sensible que no debe ser vista por personas no autorizadas. Mientras que algunos documentos pueden ser destruidos minutos después de la impresión, las regulaciones pueden requerir que otros sean archivados de algunos años a permanentemente. Pero entre estos dos extremos de la escala, su organización puede potencialmente tener un gran volumen de datos impresos ocupando el espacio como un pasivo, tanto desde una perspectiva legal como de seguridad de la información y destrucción de documentos.

Según expertos de destrucción de documentos de Dim Destrucción, dependiendo de cuánto tiempo ha estado en el negocio, el número de sitios físicos y el número de personas que emplea, es posible tener cientos de miles, sino millones, de páginas de copias impresas almacenadas en toda su empresa – gran parte de los cuales son datos confidenciales que pueden ser destruidos con ayuda de una empresa de destrucción de papel.

Las empresas deben tener la política de retención de registros y destrucción de documentos. Desde registros de marcas, registros de seguridad, hasta registros de jubilación, pensión y mucho más, hay mucho que necesita ser retenido. Pero una vez que el período de retención ha terminado, gran parte de esos documentos pueden ser destruidos mencionan expertos de destrucción de papel. A continuación se muestra una lista parcial de los tipos de información que absolutamente debe ser triturado cuando ya no se necesita.

 

 técnicas de destrucción de documentos y papel

También hay que tener en cuenta varios reglamentos. Por ejemplo, Sarbanes-Oxley se ocupa de la destrucción de documentos empresariales, registros y convierte la destrucción de papel en un proceso que debe ser cuidadosamente monitoreado. Si el proceso no se sigue, los ejecutivos pueden encontrarse bajo acusación. Haber documentado formalmente políticas de retención de datos es un requisito.

Además de las cuestiones reglamentarias y éticas en torno a mantener esas copias impresas seguras, la realidad es que muchos de sus competidores adorarían poner sus manos sobre los documentos que estás tirando mención expertos de destrucción de documentos de Dim Destrucción. E incluso si sus competidores no están indagando en tus contenedores, otros pueden hacerlo e intentar vender sus secretos a sus competidores.

Además, la recesión actual significa que las organizaciones pueden tener que lidiar con empleados descontentos y enojados, así como aquellos que piensan que su trabajo o empresa pronto será eliminado. Con eso, el riesgo de un mal uso de información sensible es aún mayor.

En pocas palabras, las prácticas eficaces de destrucción de documentos impiden que la información caiga en manos equivocadas. Quizás el ejemplo más omnipresente de esto son los recibos de la carga de la tarjeta de crédito, que se recuperan de los compartimientos de basura por los buceadores de contenedores, que con frecuencia lo hacen con la intención de utilizar la información para las órdenes en línea o por teléfono. Muchas empresas descartan tal información de pago sin controles efectivos de destrucción de papel. Si no se utilizan tales controles, la información desenterrada de la investigación posterior al fraude podría ser muy embarazosa para explicar a los clientes, y también podría convertirse en una pesadilla de relaciones públicas o un costoso problema legal.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s